【仕事がつらい】仕事の計画力を付けよう

計画力とは、やるべきことを実行するためのプロセスを明確にし、それに向けた準備をすることです。
仕事において、期限内に間に合わず遅れてしまうと、周りに多大な迷惑が掛かり同僚からも信頼されなくなってしまいます。
そうならない為にも、計画力を身につけることは大切なのです。
適切な計画を立てることができれば、時間内にやるべきことができるだけでなく、仕事に余裕も生まれてくることでしょう。
ここではどうすれば適切な計画を立てられそれを実践できるのかについて考えていきたいと思います。

仕事における計画の立て方

やるべきことを書き出す

まずは、やるべきことを全て書き出すことから始めましょう。
例えば、事務の仕事であれば書類作成や郵便物の発送・会議会場の確保であったり銀行への振り込みなど1日の仕事でも様々なやるべきことがあるかと思います。
それらやらなければいけないことを全て書き出していきます。
書き出すことでやらないといけないことが明確になり、どれくらい時間の余裕があるのかについて把握することができます
この時点でしっかりやるべきことを書き出さないと時間が間に合わなくなってしまうことになるので、漏れなく書き出すことが重要になります。

片付ける順番をつける

やるべきことを書き出したらどういう順番で処理していくかを考えましょう。
順番のつけ方は人によって違ってくるでしょうが、難しいものから先にしていくというのも一つの方法として有用です。
難しい作業を先に片付けることでその後のモチベーションを上げることが可能だからです。
皆さんも仕事において大変そうな書類作成などを先に片付けることで気が楽になったという経験はないでしょうか。
また、難しい仕事から片付ける他の理由として、万が一難しい作業に想定以上に時間がかかってしまった場合でも早い段階であればその後の調整が可能であるからというものが挙げられます。
難しいことから取り掛かるのは億劫かもしれませんが、達成した後のことなども考えて難しいことから片付けていってみてください。

それからもう一点、先に片付けておいてほしいものがあります。
それは、人が関わっている仕事です。
例えば、上司の了解がいる仕事や会議の出席者への連絡などです。
人が関わっている仕事というのは、その人がいなければできない仕事です。
前もって余裕をもってその仕事に取り組んでいれば、その段階でその人がいなくてもまた後でその人が戻ってきてから仕事をする、ということが可能になります。

やるべきことを細分化する

優先順位を付けたらそのやるべきことを細分化しましょう。
例えば料理の場合、カレーを作るということだけを決めても何から始めたらよいのかわかりません。
食材を買う、じゃがいもを切るなどというように細分化することによってやるべきことがしっかりと把握することができます。
しっかりやるべきことを細分化してそのことをするには具体的に何をすべきなのかについて把握するようにしましょう。

時間を設定する

やるべきことの細分化ができたらそれにかかる時間を見積もりましょう。
時間設定をする際に重要なことはしっかり自分の力に合わせた時間を設定することです。
その為には「自分はこの作業はこれぐらいの時間で終わるのか」といったことを日ごろから把握しておくことが大切です。
また、初めてやることや難しいことに対してはある程度余裕を持った時間設定が必要です。
また、予想外の事態が発生した時のことを考えて、例えば1日の予定であれば業務終了予定時間の30分ほど、1か月の予定であれば1日2日ほど予想外の事態が発生した時にそれに対応できる時間を確保しておきましょう。

トラブル時の対応方法を考えておく

余裕があれば、その計画に対してどのようなトラブルが発生しうるのか、そのトラブルに対応するにはどうすべきなのかということを考えておきましょう。
トラブルに対する対処方法をしっかりと想定しておくことで、トラブルが発生しても落ち着いて対応することができます。
トラブルの対処方法を把握できていれば、より集中して計画に取り組むこともできます。

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