仕事がつらい【仕事を早く】

皆さんは仕事は早い方ですか?
仕事が早いと残業が少なくなり自分の時間を確保できたり、周りから要領が良い人と思われたり、多くのメリットがあります。
今、自分で仕事が遅いと思っている人もコツさえ掴めば仕事を早くこなせることができます。
仕事が早くできるようになるとそのこと自体が快感となり仕事も楽しくなってくるはずなので、仕事を早くこなす方法を是非身に付けていきましょう。

仕事の目的や全体像を把握する

まずその仕事の目的を把握しましょう。
何のためにその仕事をするのかを把握することで、その仕事の全体像を把握することができると思います。
それにより、しっかりと重点的にやらなければいけない部分とある程度は手を抜いて良い部分と言うのが見えてくるかと思います。
例えば、あるプロジェクトを実行しようとしている段階で社内向けに説明する必要があった場合に、その仕事の主目的は「プロジェクトを成功させること」であって「社内に説明すること」ではありません。
もちろん、社内にはある程度しっかりと説明し理解してもらうことで、協力してもらえる態勢を作る必要はありますが、その「社内に説明すること」に時間を掛けすぎて肝心のプロジェクトの実行に掛ける時間が無くなってしまっては元も子もありませんよね。
なので、プロジェクトの実行に支障をきたさない限りにおいて、「社内に説明すること」に関してはある程度手を抜ける部分があるかもしれません。
このようにその仕事の目的と全体像を把握することによって、何を重点的にやり、どの部分で時間を省略すべきなのかを把握することができます。

日記をつける
「仕事の進捗状況」と「今後のスケジュール」を日記に記入しましょう。
仕事の進捗状況を把握することで、仕事が遅れていれば危機感を持つことができ、仕事に集中的に取り組みやすくなります。
また、スケジュールを記入することで仕事をだらだらとするのではなく、期限を設けメリハリを付けて仕事をすることができます。
特に、「仕事の進捗状況」については、しっかり記入をしないと把握が難しく、仕事が遅れていることが間近になるまで気付かず、だらだらと仕事を続けてしまうということにもなりかねませんので、しっかり記入するようにしましょう。

同僚や上司に仕事の進め方を聞く

一緒に働いている人と仕事の進め方を共有しましょう。
同じ仕事でもその人その人によって仕事の進め方が違う部分があるはずです。
仕事の進め方を聞いてみることでもっと効率的な方法が見つかるかもしれません。
良いと思った方法を見つければ積極的に取り入れてみましょう。
また、聞くだけでなく、他の人の仕事の進め方を見ることによって参考になることもあるかもしれません。
自分のやり方に固執するのではなく、周りを見て柔軟に仕事の進め方を変えてみましょう。

ミスを減らす
ミスをすれば当然そのミスを修正する必要性が生じてしまいます。
仕事を早く終わらせようと思うばかりに焦りが出てしまいミスが多くなれば逆効果です。
特にミスが出やすい仕事については、ミスをしないよう慎重に行いましょう。
どの仕事がミスをしやすい仕事か、については経験則で把握することが重要です。
過去にどんな仕事で失敗したか、について書き出してみてください。
また、仕事をしながらでも「この仕事はミスをしやすいな」というところがあればそのことについてメモをするようにしましょう。
どの仕事がミスをしやすく、どの仕事がミスをしにくいか、について把握することで、慎重にやらなければいけない仕事と早くできる仕事を分類することができます。

午前中に難しい仕事を片付ける
午前中は一日で最も頭が働く時間帯です。
従って、頭を使う仕事についてはできるだけ午前中にやるようにしましょう。
午後にやるよりも頭の回転も判断力も早く効率的に仕事をすることができるはずです。
また、午前中にややこしい仕事を片付けることで午後に気持ちよく仕事をすることができます。

リフレッシュタイムを設ける

1時間ほど仕事に集中したら5分ほど休憩する時間を設けましょう。
コーヒーや飲み物を飲んで一服するということなどが効果的です。
あまり休憩できる環境ではないという方はトイレなどに行って一息付くのも効果的です。
人はなかなか1時間以上連続で集中ができないので休憩を挟んでメリハリを付けて仕事するようにしましょう。
また、難しい仕事をしている場合には、間に簡単な仕事を挟むというのも効果的です。

机の上を整理
机の上が散らかっていると資料を探すのに時間がかかったりと円滑に仕事をすることができません。
使い終わった筆記用具や資料はその都度元に戻すようにしましょう。
机の上が整理されていると必要な資料が見つかりやすいだけでなく、気持ちよく仕事ができるというメリットがあります。
また、パソコンのデータについても、やみくもにデスクトップに保存するのではなく、フォルダ分けをしっかり行いましょう。
使いたい資料・データにすぐにアクセスできる環境を作ることで仕事を早く進めることができます。

次の日の朝を念頭に

次の日の朝にどういう状況で仕事を始めたいかを考えましょう。
どの仕事をどれくらい片付けておけば、次の日の朝に仕事をスムーズに進められるか。
その点について考えることで、その日に片付けなければいけない仕事、次の日でも良い仕事を理解することができます。
また当然、そのように考えながら仕事をすることで次の日に気持ちよく仕事を始めることに繋がります。

早く帰るための目的を考える

残業を少なくし、早く家に帰って何をしたいのかを考えましょう。
買い物であったり、見たいテレビ番組があったり、ただ家でのんびり過ごしたいといったことでも構いません。
何をしたいのかを明確にすることで、仕事を早くスムーズに行いたいというモチベーションが生まれます。
仕事中は仕事のことしか考えられないという人もいるかもしれませんが、仕事が終わった後の楽しいことを想像するだけでより意欲的に仕事をすることができるようになります。

自信を持つ

自分に自信がないと意欲が湧きません。
意欲が湧かないと1つ1つの動作がのろのろと遅くなりがちです。
テキパキと行動するためにも自信を持つようにしましょう。その為に重要なことが「できたことを振り替えること」です。
仕事を早く進めるためには時間を区切ってその時間帯で仕事を1つ1つこなしていくことが重要ですが、その仕事が終われば振り替えって「しっかりできている」と認識をするようにしてください。
そのようにできたことを振り返りながら仕事を進めることでよりテキパキと行動することができるようになります。

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